活学活用Excel及常见问题速查手册

Excel是微软公司推出的电子表格软件，是微软的办公套件Microsoft Office中的一员。其功能十分强大。它以电子表格为基础，可以迅速完成复杂的数据记录与分析、对分析结果使用直观的图表显示；借助公式、函数和宏可以非常容易地完成各种计算与自动化功能。可以说，掌握了Excel，就拥有了一个聪明高效的办公助手。由于Excel的功能十分丰富，因而在使用中会不可避免地遇到各种各样的问题。这个时候一本对使用Excel中可能会遇到的问题进行解答的参考书就显得十分必要了，而本书正是基于这样的目的而编写的。在此，笔者将多年来在Excel应用中积累的经验和在使用中经常遇到的问题、解决办法总结出来，供读者在使用Excel时参考。

全书由19章构成，主要内容包括：常见问题概述、Excel工作表、数据输入、公式和函数、工作表设计、构造高级公式、Excel工作簿、使用区域、图表技巧、打印并查看结果、数据处理、对Excel进行用户化自定义、Excel的数据透视表、使用Excel记录单、Excel 宏、Excel和其他应用软件、数据分析与决策、共享工作表和使用Internet、其他Excel问题等。本书在内容上进行由浅入深的介绍，基本涵盖了Excel在使用中的大部分问题。通过对本书的学习，读者可以在较短的时间内学习和掌握Excel的基本操作技能。同时，作为一本速查手册，读者也可以在遇到问题时从中找到解决的办法。

无论是初学者还是具有一定经验的Excel用户，都可以从本书中找到适合自己的内容。同时本书也可作为读者自学的参考书和在工作中解决实际问题的工具书，具有很高的参考价值。

本书的主要编写工作由庄东填、解神恩、周波完成，参与文件整理和修改的还有汪文立、李鑫、林晓珊、林丽、王敬栋、刘艳伟、王小青、林春富、杜波、赵宏杰、张晋宝、陈艳华、戴威、赵京、王磊等，在此对他们的辛勤工作表示感谢！

由于时间仓促，笔者水平有限，书中难免有不足和疏忽之处，恳请广大专家读者批评指正，我们的信箱为：xinyuanxuan@263.net。

编 者

2007年8月

前言
第1章 常见问题概述 1
 1．如何关闭Office助手 1
 2．Excel支持欧元货币格式吗 1
 3．Excel如何解释日期 1
 4．文件转换成HTML格式之后，还可以在Excel中编辑和处理Excel文件吗 2
 5．哪一种是将网页上的数据引入到表格中最简单的方法 2
 6．如何在Excel中实现“自动更正”功能 2
 7．在工作表中插入超链接 3
第2章 Excel工作表 4
2.1 打开、保存和关闭文件 4
 1．当试图打开一个文件时，Excel总是去查找My Documents文件夹。如何查找
位于其他文件夹内的文件呢 4
 2．可以更改Excel打开文件时默认使用的文件夹吗 5
 3．如果在其他软件内创建了工作表文件，如何使用Excel打开这些文件呢 5
 4．如何保存Excel文件，才能在其他软件中读取该文件呢 6
 5．如何一次打开多个工作簿 6
 6．曾经保存过一个Excel文件，但现在找不到文件的保存位置。怎么才能在Excel内
搜索到丢失的文件呢 7
 7．在使用Excel的过程中，怎样才能自动创建备份文件，这样在电源发生故障时
就不会丢失尚未保存的文件内容 7
 8．既可以保存工作簿，也可以保存工作区。这两种保存选项有什么不同呢 7
 9．哪种方式可以在不关闭Excel软件的前提下，最快速地关闭所有打开的Excel文件 8
 10．如何防止Excel自动打开太多文件 8
 11．如何将工作簿保存为模板 8
2.2 在工作表内来回移动 9
 1．如何使用鼠标在工作表的不同区域间快速移动 9
 2．有没有键盘快捷键，可以在工作表的不同区域间移动 9
 3．可不可以使用“名称”框移至工作表内的其他单元格上 10
2.3 选择单元格 10
 1．如何才能选择整行或整列，同时并不需要使用鼠标拖过行或列中的每个单元格 10
 2．想在工作表的不同区域应用相同的格式，怎样才能选定工作表中不相邻的区域，
并在选中的区域上同时应用相同的格式命令 11
 3．使用鼠标选择单元格有哪些快捷方式 11
 4．可以使用键盘在工作表内选择单元格吗 11
 5．有没有什么方法可以在Excel内进行全局修改（即一次修改影响到工作表内的
所有单元格） 12
 6．如何快速定位到单元格 12
 7．如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格 12
 8．给单元格重新命名 13
2.4 复制和移动单元格内容 13
 1．如何才能复制某一单元格或一组单元格中的内容到其他位置 13
 2．如何使用自动填充功能复制单元格 14
 3．如何才能将某一单元格或一组单元格内的内容移至其他位置 15
 4．如何从一个文件内复制内容并粘贴到其他文件内，使粘贴的内容能够随着原来
内容的更新而更新 15
 5．如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置 15
 6．如何更好地分割工作表 16
 7．如何改变工作表的显示比例 17
 8．如何进行条件选取 17
 9．如何将工作表移动到另外一本工作簿 18
2.5 安全性 19
 1．可以使用密码来保护Excel文件中的保密数据吗 19
 2．如果希望在视窗内隐藏工作表中的某些特定区域，但并不是真要删除这些内容。
如何才能进行这样的操作呢 20
 3．移动箭头键时，单元格标识框好像锁定了一样无法移动到其他单元格内。这是
怎么回事 20
 4．有一个工作表，只有一部分单元格允许用户更改，其他单元格用户只能查看
但不能更改，需要怎么设置呢 20
 5．可以保护工作簿吗 21
 6．工作表保护的口令忘记了怎么办 21
 7．如何隐藏单元格内容 21
 8．如何隐藏行与列 21
 9．如何利用宏隐藏工作表 22
 10．Excel安全技巧综述 22
第3章 数据输入 25
3.1 文本和数字输入 25
 1．什么时候应该使用公式栏上的“×”、“√”和“fx”号，为什么这些符号
并不总出现在公式栏上 25
 2．每次按下Enter键，单元格标识框就下移一格，有没有一种方法在按下Enter键
后光标依然停留在该活动单元格内 25
 3．如果有一些内容必须输入到多列单元格内，怎样才能在不使用箭头键的情况下
将单元格标识框从某一列的底部移至下一列的顶部 26
 4．在单元格内输入数字或公式时，怎样才能将它们作为文本对待 26
 5．如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符 27
 6．在Excel中无法输入小数点，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项
都无济于事，该怎么办 27
 7．如何在不同单元格中快速输入同一内容 27
 8．如何快速复制单元格的格式 27
 9．如何快速输入数据序列 27
 10．可以自定义数据序列吗 28
 11．为什么在拖动填充柄时会删除了某些内容 29
 12．Excel能够记住用户曾经输入过的数据吗 29
3.2 编辑数据 29
 1．如果输入数据后突然发现有输入错误，是否可以重新开始输入或纠正刚才的
输入错误 29
 2．有几种方法不需重新键入所有的单元格内容就可以修改单元格上的数据 30
 3．在编辑单元格时有没有快捷方式来移动光标，而在使用箭头键时一次是否只局
限于移动一个字符呢 30
 4．编辑单元格时，有没有快捷方式选择要删除或更换的单元格文本 30
 5．如何快速选取特定区域 30
 6．如何快速批量修改数据 30
 7．如何快速删除特定的数据 31
 8．如何快速删除工作表中的空行 31
 9．复制或移动单元格数据时，如何避免覆盖该单元格中的信息 31
3.3 数字格式 32
 1．有人说工具栏上的数字格式按钮指的是会计专用的数字格式。这是什么意思 32
 2．还有什么其他的数字格式可以使用？如何使用这些工具栏上找不到的数字格式 32
 3．如何自定义数字格式以满足工作表特殊的需要 33
 4．用什么方法可以在工作表内方便地设置全局数字格式（应用于所有单元格上的
数字格式） 34
 5．默认情况下Excel使用“常规”数字格式。怎样才能将默认的数字格式更改为
其他数字格式 34
 6．除了打开插入字符对话框查找英镑符号外，还有没有更快捷的方式来输入
英镑英币单位 34
 7．Excel中数字应用下划线的方式很容易搞混，如何来控制工作表内下划线的宽度呢 34
 8．为什么输入152300，却变成1523呢 35
 9．为什么输入的数字变成了####呢 35
 10．如果需要的是复制值，而不是扩展序列，应该怎么做呢 35
3.4 输入日期 36
 1．如果键入的年代为00，那么Excel怎样知道它指的是哪一年 36
 2．当键入日期8/15/98时，怎样才能修改默认格式使得以后输入的日期都按8/15/98
的样式进行显示 36
 3．有没有最好的方法在同一单元格内输入日期和时间 36
 4．在页眉和页脚对话框内有没有可以使用的日期按钮，这些按钮又是如何工作的呢 36
 5．Excel将所有的日期都当作序列数对待。什么是序列数 37
 6．如何确定某一特定的序列数所代表的日期 37
 7．在Excel内可不可以使用日期进行数学计算 37
 8．自动填充功能如何使用日期数据 38
 9．在Excel中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日1月2日等
日期形式，怎么办 38
 10．如何在单元格中显示当前日期 38
3.5 其他 38
 1．如何同时对多个表输入数据 38
 2．如何为单元格增加提示信息与数据有效检验 39
 3．可以利用工作表中已有的数据自定义一个序列吗 40
 4．上例中，如果已拥有的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，
以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列 41
 5．如何编辑或删除自定义序列 41
 6．18位身份证号码输入的几种解决方法 41
 7．介绍Excel输入分数的几种方法 42
 8．Excel中如何限制数值的可输入位数 42
 9．如何避免在Excel中输入重复数据 43
 10．如何在一个Excel单元格内输入多行内容 43
 11．如何让Excel中快速复制四周单元格的数据 44
 12．学生的考试成绩通常位于0～100之间，在用Excel登记学生的成绩时，
怎样才能防止出错 44
 13．如何让不同类型数据用不同颜色显示 45
 14．怎样让中、英文输入法智能化地出现 46
 15．如何复制数据有效性设置 46
 16． 当输入无效数据时，为什么不出现有效性消息 46
 17．为什么数据有效性不起作用 46
 18．为什么“有效性”命令不能使用 47
 19．如何让“自动更正”输入统一的文本 47
第4章 公式和函数 48
4.1 使用数学公式进行计算 48
 1．如果希望将工作表上不相邻的单元格相加，而“自动求和”功能是不是只能进行
相邻单元格之间的加法运算呢 48
 2．Excel支持哪些运算符 48
 3．Excel在进行数学计算时遵循怎样的运算顺序 49
 4．在工作表中，一列显示名，而另一列显示姓。有没有什么方法将这两列的内容
合并在单元格内显示完整的姓名 50
 5．有没有一种简单的方法在公式中包含某一单元格的坐标而并不需要自己键入
它的坐标 50
 6．怎样才能让Excel在工作表内显示输入的公式，以便打印出包含公式的工作表 51
 7．如果希望在工作表中显示实际的计算结果，而不需要再保留计算的公式，该怎么办 51
 8．现在使用了一个特别大而复杂的工作表，Excel似乎一直不停地在重新计算。怎样
才能解决这一问题 51
 9．在Excel中如何设置加权平均 52
 10．只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办 52
 11．在Excel中用Average函数计算单元格的平均值，值为0的单元格也包含在内。
有没有办法在计算平均值时排除值为0的单元格 52
4.2 Excel的内置函数 52
 1．为了使用Excel的内置函数，必须要使用“插入函数”功能吗 52
 2．在邮件发送列表的同一单元格内包含名字和姓，如何才能按姓氏将该列表排序 54
 3．工作表内包含有一些区域名，这些区域名可以在函数中引用吗 54
 4．有没有一种快捷的方法将当前日期输入到工作表中 55
 5．工作表内包含多个日期，怎样才能确定这些日期分别都是属于哪个季节 55
 6．可不可以创建这样一个公式，公式中的参数从满足某一特定条件的区域内选择
数字，然后将这些数字相加 55
 7．怎样才能计算出工作表内某一数字的平方根 55
 8．如何才能使用Excel的函数计算工作表内的一组不相邻单元格上数字的平均值 55
 9．若需要在单元格内输入罗马数字，可以使用Excel将数字更改为罗马数字吗 56
 10．有没有一种快捷方法将工作表内的文本转换为全大写样式 56
 11．有没有一种快捷方法可以完成这样一种大小写转换 56
 12．Excel中的邮件发送列表中包含一列邮政编码，而且许多邮政编码不止出现
一次，怎样才能创建每个邮政编码只显示一次的一列 56
 13．用户可能需要借一些钱，Excel能帮助计算这些贷款的偿还额吗 57
 14．最常用的函数有哪些 57
4.3 其他 59
 1．有时输入的公式太长了而无法放置到单元格内，是否是Excel在公式的长度上
有限制呢 59
 2．在使用IF函数中包含另一个IF函数，Excel弹出了错误消息指出函数嵌套过多，
如何解决该问题 59
 3．如何自定义函数 59
 4．如何在一个与自定义函数驻留的工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用
自定义函数 60
 5．如何在公式中快速输入不连续的单元格地址 60
 6．为什么结果中会出现诸如#VALUE!之类的值 60
 7．什么是循环引用 60
 8．如何在单元格中显示公式而不是公式计算的结果 61
 9．什么是A1引用样式 62
 10．什么是相对地址引用 62
 11．什么是绝对地址引用 62
 12．什么是混合地址引用 63
 13．什么是R1C1引用样式 64
 14．怎样引用其他工作表的值 64
 15．什么是三维引用 64
 16．如何一次输入多个求和公式 65
 17．在一个工作簿文件中，有时不希望别人看到我们所使用的计算公式，那该如何
隐藏公式呢 66
 18．如何提取字符串中的特定字符 67
第5章 工作表设计 68
5.1 工作表外观 68
 1．怎样才能使标题跨几列并且处于居中的位置？已经将跨列的标题合并居中，有没有
什么方法可以关闭“合并及居中”功能 68
 2．能不能将某一格式命令应用到整个工作表内呢 69
 3．怎样隐藏某行/列？若已经隐藏了某行/列，如何才能重新使其显示出来呢 69
 4．如何才能冻结屏幕上某一部分的标题，这样在浏览屏幕上其他部分的数据时仍
可以在屏幕上看到标题 70
 5．如果想在所选中的工作表区域上应用实心边框线从而使该区域更加突出，如何
才能在选中的区域上应用边框效果呢 70
 6．如何拆分或取消拆分窗口 71
 7．如何增加新建的工作簿的工作表数 71
5.2 字体选择 71
 1．若要将标题的正常大小写样式转换为全大写样式，还需重新键入该标题吗 71
 2．有没有一种简单的方法在单元格内插入“对勾”符号 72
 3．如何格式化包含零数值的单元格使其变成空白单元格 72
 4．若希望将标题中的某一单词更改为“加粗”样式，而其他的仍为原来的样式，必须
要在分割的单元格内分别输入标题的两部分吗 73
 5．工具栏的字号选择列表中没有找到需要的字号，怎么办 73
5.3 增强效果 74
 1．怎样才能让表格产生三维的立体感 74
 2．有没有快速的办法美化表格 74
 3．可不可以在一组单元格上应用一种以上的自动套用格式 75
 4．如何才能使下划线与应用下划线样式的数据显示为不同的颜色 76
 5．在常规的下划线和会计专用下划线之间有什么区别 76
 6．如何在工作表内应用双下划线 76
 7．如何格式化数字使之显示为英镑货币样式 77
 8．工作表上的数据是右对齐，而其上的标题是左对齐，如何才能使所有这些文本
都采用和谐的对齐方式 77
 9．如何在某些单元格上添加底纹效果使之显得更为突出 77
 10．有没有工具栏按钮可以用来更改文本颜色 78
 11．工作表的标题太长而无法放置在一个单元格内，而同时并不愿意加大单元格的
列宽，这时怎样使用较长的标题 78
 12．有没有什么方法可以更改千位分割样式，使得在单击“千位分割样式”按钮后
自动获得无小数位的样式 78
 13．若在其中一个工作簿中创建了一种样式，有没有一种方法可以将该样式复制到
新工作簿中，而不必重新创建全部样式 79
 14．在一个特定阶段使用了条件格式以更改销售数据的外观，如何才能在不需要这
些格式时删除条件格式功能 79
 15．若想要使用别致的标题润饰工作簿，什么选项可以用来将单元格内的文本旋转
一定的角度 79
 16．如何为工作表添加背景图案，使其更加美观 80
 17．如何为Excel表头设置斜线 80
5.4 其他 83
 1．有时工作表中的列标变成了数字，如何才能使之重新显示为列标 83
 2．如何为单元格快速画边框 83
 3．如何控制特定单元格输入文本的长度 84
 4．如何成组地填充多张表格的固定单元格 84
 5．如何设置各行奇偶交错着色 85
第6章 构造高级公式 86
6.1 与其他工作簿链接 86
 1．如何将一个工作簿中的信息复制到另一个工作簿中，同时保证当原始工作簿中的
信息更改时，引用工作簿中的复制信息也随之更改 86
 2．有没有什么方法可以将全部工作表内容复制到新的工作簿内，同时还不需要使用
剪贴板复制和粘贴每个单元格内容 86
 3．当建立工作簿之间的单元格链接时，有没有一种简便的方法来创建链接 87
 4．若更改了文件的保存位置，而该文件是另一文件的链接文件，对于链接信息
会产生怎样的情况呢 87
 5．当在包含链接的工作簿中进行操作时，怎么才能确定所有链接都是实时更新的 88
 6．若不再需要这些链接，如何能将它们从工作表内删除呢 88
 7．链接和嵌入有什么区别，如何将对象插入到Excel内 89
6.2 数组公式 89
 1．什么是数组公式 89
 2．什么是数组常量 90
 3．工作表内有大量的数据，希望找到该组数字中与给定数量最接近的数，有没有什么
方法可以不通过排序就能找到该数字 91
 4．有一组数字包含正数和负数，如何才能找到该组数中最小的正数 92
 5．有一组数字，怎样求其四舍五入到小数点后两位后的值的和 92
 6．如何对数组进行编辑 93
 7．如何进行数组的扩充 94
6.3 其他高级公式的应用技巧 94
 1．关于Excel公式有哪些快捷键 94
 2．如果希望计算付款时间在期末时的分期贷款偿还额，如何才能忽略该假设计算
期末时应还的贷款偿还额 95
 3．如何才能快速编辑已经放置在工作表内的函数 95
 4．函数的参数类型都有哪些 95
 5．如何在参数表中使用逗号 96
(以下略)本书全面详细地介绍了读者在使用Excel中经常会遇到的疑难问题，书中对这些问题进行了详细的解答。这些问题的解决是笔者多年使用Excel的经验积累。本书的速查式写作风格更方便读者学习和使用，读者可以在遇到问题时从中找到解决的方法。
全书由19章构成，分章节按照Excel的各主要功能方面所遇到的实际问题和解决办法加以介绍。主要内容包括：Excel工作表，数据输入，公式和函数，工作表设计，构造高级公式，Excel工作簿，使用区域，图表技巧，打印并查看结果，数据处理，对Excel进行用户化自定义，Excel的数据透视表，使用Excel记录单，Excel 宏，Excel和其他的应用软件，数据分析与决策，共享工作表和使用Internet ，其他Excel问题。
本书还介绍了在Excel使用方面很多鲜为人知但是却简便适用的小技巧，供大家在使用Excel时参考，为您节省大量的时间和精力，达到事半功倍的效果。本书适合Excel的所有用户。

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