企业档案工作实战宝典百问百答

前 言

近年来，在国家绿色可持续发展等政策的大力支持下，中国能源结构发生了重大调整，电力行业脱碳将是“碳达峰”“碳中和”的胜负手，以新能源为主的新型电力系统应运而生，新能源项目建设规模不断壮大，未来40年预计光伏、风电等新能源占比将提升至70%以上。风电作为新型电力系统的主力军，与一般大型建设项目类似，但同时存在建设周期短、组织架构及定员按区域核定、集控运营中心等智慧化程度较高等特点，对复合型档案人才、电子数据收集等提出更高要求，给风电档案工作带来一定困难与压力。

本书紧密围绕以上企业档案管理及风电档案工作实际难点，以近200个问题进行呈现，通过一问一答的方式进行详细剖析与解读。本书具有以下特点：

一是贯彻落实批示精神。深入学习贯彻习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，牢记“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责，是档案工作者的政治责任和历史责任，也是档案工作者的初心和使命。

二是内容全面、实用性强。本书上篇涵盖企业档案工作体制机制、制度体系、设施设备、基础业务、档案信息化等全方位内容，下篇涵盖风电科技档案全生命周期工作要点与难点，手把手指导风电科技档案管理相关工作，对其他类型科技档案管理工作也有很好的借鉴作用。

三是填补空白、受众性广。能源结构改革给档案工作带来了前所未有的机遇和挑战，尤其《风力发电企业科技文件归档与整理规范》（NB/T 31021—2024）发布以来，企业档案管理及风电科技档案工作遇到了一些问题与瓶颈，缺乏实操型指导书籍，本书将填补这一空白。本书作者结合多年实践经验，对档案管理和业务工作的方式方法以案例形式给出了意见和建议，有助于提升企业档案工作者及风电项目各参建方的档案管理和工作能力，为企业高质量发展提供有力支撑和保障。

本书在编撰过程中，国家电投集团相关领导给予悉心指导，国家电投内蒙古公司和中国电力系统有关人员给予大力支持，在此，一并致以诚挚的敬意和衷心的感谢！本书如有疏漏，敬请广大读者批评指正。

作 者

2024年6月

前言
上篇 企业档案管理知识
第一章 概述 2
1．什么是企业档案工作？ 2
2．企业档案工作的总体要求是什么？ 2
第二章 术语和定义 3
3．如何判断原件和复制件？ 3
4．正本与副本有何区别？ 3
5．关键词和主题词有何区别？ 3
6．项目文件与项目档案有何异同？ 3
7．如何理解项目文件归档和项目档案移交？ 4
8．电子文件管理系统和电子档案管理系统有何异同？ 4
9．什么是全宗和全宗卷？ 4
第三章 档案管理体制机制建设 5
第一节 组织领导 5
10．什么是档案工作协同机制？为什么要建立协同机制？如何建立协同机制？ 5
11．如何明确档案工作各级分管领导及其职责？ 6
12．档案工作的“三纳入”是什么？为什么采用“三纳入”管理措施？ 6
13．档案工作的“四参加”是什么？为什么档案人员要“四参加”？ 6
14．档案工作的“四同步”是什么？为什么要提出“四同步”？ 7
第二节 机构人员 7
15．档案机构如何设置？职责是什么？ 7
16．如何进行档案人员的配备？档案人员应具备什么素质？ 8
17．如何建立档案工作网络？ 8
第三节 基本机制 9
18．企业档案工作原则和管理体制是什么？ 9
19．企业档案工作的保证体系和监督体系分别是什么？ 9
第四节 经费保障 10
20．档案的业务经费主要有哪些？ 10
第四章 档案制度建设 11
21．如何建立档案制度体系？它主要包括哪些内容？ 11
22．“文件材料归档范围和保管期限表”编制步骤是什么？是否需要报上级单位审核？ 12
23．编制“文件材料归档范围和保管期限表”需要注意哪些问题？ 12
24．企业档案工作常用国家法律、行政法规、部门规章、规范性文件、行业标准有哪些？ 13
第五章 档案设施设备配备 18
第一节 档案用房 18
25．企业的档案用房主要有哪些？如何设置？ 18
26．档案整理用房的面积宜为多少？档案阅览用房的面积宜为多少？ 18
27．如何测算出档案库房使用面积能否满足需要？ 19
28．档案库房的“九防”是什么？ 19
29．库房选址应注意什么？ 19
30．档案库房的楼面荷载标准是什么？ 19
31．建设档案馆（室）建筑应符合哪个国家标准？ 19
第二节 档案设施设备配备 19
32．档案工作必备的设施设备有哪些？有哪些要求？ 19
33．常用的档案装具有哪些？各类档案盒的标准要求是什么？ 20
34．档案库房温湿度宜保持多少？ 21
35．档案的温湿度监测调控装置主要有哪些？ 21
36．档案库房的消防设施设备如何配备？ 21
37．档案库房的安防设施设备如何配备？ 22
38．什么样的库房才能算是智能库房？ 22
第六章 档案基础业务开展 23
第一节 一般要求 23
39．企业档案主要门类有哪些？ 23
40．如何编制企业档案分类方案？ 23
41．为什么要区分全宗？如何区分全宗？ 24
42．当立档单位发生变化时，全宗是否也要发生相应变化？ 24
43．如何整理全宗卷？ 25
44．如何编写全宗指南？ 28
45．档案工作允许外包吗？ 29
46．档案服务外包需要注意的问题有哪些？ 29
第二节 形成与收集 30
47．对归档文件材料的要求是什么？ 30
48．什么是部门立卷？为什么要部门立卷？ 31
第三节 整理与归档 31
49．归档文件整理的基本原则是什么？ 31
50．什么是机构分类法、问题分类法？如何选用？ 31
51．文书档案分类方法和档号编制规则是什么？ 32
52．档号编制中，机构代码是不是只能用字符表示？件号是不是只能是4位数字？ 33
53．科技档案分类方法和档号编制规则是什么？ 33
54．会计档案分类方法和档号编制规则是什么？ 34
55．音像档案分类方法和档号编制规则是什么？ 35
56．实物档案分类方法和档号编制规则是什么？ 36
57．档案目录包括哪几种类型？由哪些要素构成？ 37
58．各类文件材料宜什么时间归档？交接手续如何办理？ 37
59．为什么同一类文件材料有时归文书档案，有时归科技档案？ 38
60．归档文件材料无题名或题名不完整、归档文件材料无日期或日期不完整，如何
进行档案著录？ 38
61．照片的题名、文字说明如何填写？有什么区别？ 38
62．什么是全宗号？是不是所有项目文件的档案号都必须加上全宗号？ 39
第四节 档案保管保护 39
63．档案在档案柜、档案架中如何排架？ 39
64．档案保管记录宜有哪些？档案保管检查如何开展？ 40
65．如何编制档案工作突发事件应急预案？ 40
第五节 档案鉴定销毁 41
66．档案鉴定工作如何开展？ 41
67．档案销毁工作如何开展？ 42
第六节 档案开发与利用 42
68．如何开展企业档案利用工作？ 42
69．企业的基础编研工作有哪些？ 42
70．什么叫大事记？大事记的内容由哪两部分组成？ 43
71．什么叫组织沿革？组织沿革的内容必须具备哪五个要素？ 43
第七节 档案统计与移交 43
72．档案统计工作有哪些内容？ 43
73．哪些情况下，企业档案需要移交进馆？ 44
第七章 档案信息化建设 45
74．企业档案信息化建设应配备哪些设施？ 45
75．传统载体档案数字化工作主要要求有哪些？ 46
76．电子文件长期保存的载体有哪些？ 46
77．什么是电子档案的异质备份？以磁带为存储介质的电子档案备份为光盘，算异质
备份吗？ 46
78．什么是实物档案数字化？实物档案数字化有哪些方式？ 47
79．对存储数码照片档案的磁性载体和光盘多长时间抽检一次？抽样率多少？ 47
80．对存储在磁性载体上的数码照片档案多长时间转存一次？ 47
81．如何做好电子档案信息安全管理？ 47
82．什么是电子档案单套管理？具备什么条件才能实行电子档案单套管理？ 48
下篇 《风力发电企业科技文件归档与整理规范》
（NB/T 31021—2024）解读与实施
第一章 概述 50
第一节 标准修订背景和修订内容 50
1．为什么对NB/T 31021—2012标准进行修订？ 50
2．NB/T 31021—2012标准修订过程是怎样的？ 51
3．NB/T 31021—2024标准结构内容与原标准相比有哪些变化？ 52
4．NB/T 31021—2024标准分类体系修订原则是什么？做了哪些调整？ 54
第二节 标准内容和适用范围 59
5．标准规定了哪些内容？实施对象有哪些？ 59
6．本标准是否适用于海上风电科技文件归档与整理工作？ 59
7．本标准在实施过程中与其他标准规定存在差异怎么办？ 60
第二章 术语和定义 61
8．科技档案与项目档案有何异同？ 61
9．怎么理解电子文件和电子档案的定义？ 62
10．什么是元数据？数据内容主要包括哪些？ 63
第三章 总体要求 64
11．如何做到科技档案工作与项目建设统筹规划，同步实施？ 64
12．建设单位依据什么编制项目档案管理制度？应包括哪些内容？ 65
13．参建单位编制项目档案管理实施细则应包括哪些内容？编制时应注意什么问题？ 66
14．编制工程用表及工程表编码规则应注意哪些问题？ 67
15．为什么标准已有风力发电企业科技文件归档范围，仍要求风力发电企业编制科技
文件归档范围？编制过程应注意哪些问题？ 67
16．档案验收应具备哪些条件？ 69
17．项目档案验收由谁组织？验收程序是怎样的？ 69
18．项目档案验收首次会议需要哪些单位汇报？汇报材料应包括哪些内容？ 70
第四章 科技文件归档 75
第一节 归档职责 75
19．如何明确风力发电企业各职能部门归档职责？ 75
20．建设单位工程管理部门在项目建设过程中应履行哪些档案工作职责？ 76
21．建设单位档案部门在项目建设过程中应履行哪些档案工作职责？ 76
22．建设单位档案交底内容与交底对象有哪些？ 77
23．建设项目设计单位应履行哪些档案工作职责？ 77
24．建设项目监理单位应履行哪些档案工作职责？ 78
25．建设项目总承包单位应履行哪些档案工作职责？ 78
26．建设项目施工单位应履行哪些档案工作职责？ 79
27．建设项目调试单位应履行哪些档案工作职责？ 79
第二节 归档范围、时间、份数 80
28．建设项目工期较长，项目文件可否按阶段归档？ 80
29．科技文件归档份数和保管单位如何确定？ 80
第五章 归档文件质量 81
第一节 基本要求 81
30．如何理解科技文件齐全完整、准确规范、真实有效的内容和含义？ 81
31．科技文件对签字、盖章有什么要求？ 82
32．科技文件的记录载体和方式有哪些要求？ 82
33．科技文件是复制件怎么办？ 83
34．归档科技文件没有规范参考表式怎么办？ 84
35．哪些科技文件需要闭环管理？ 84
第二节 特定文件表式及内容规定 85
36．法定代表人授权书和工程质量终身承诺书采用什么表式？ 85
37．原材料跟踪台账应体现哪些内容？ 86
38．如何编制设计更改执行情况登记表？ 86
39．如何编制施工现场质量管理检查记录？编制过程需注意哪些问题？ 87
40．预拌混凝土发货单应主要包括哪些内容？ 88
41．预拌混凝土出厂合格证应主要包括哪些内容？ 89
42．大体积混凝土测温报告应包括哪些内容？ 90
第三节 特定文件用章要求 90
43．哪些报审文件需要加盖总监理工程师执业印章？ 90
44．工程监理规划应盖监理项目部公章还是监理单位公章？ 93
45．工程施工组织设计应盖编制单位项目部公章还是单位公章？ 93
46．危险性较大工程专项施工方案应盖施工单位项目部公章还是单位公章？ 93
47．竣工图章、竣工图审核章的使用有什么规定？ 93
第四节 特定文件的编写要求 95
48．编制项目部成立文件和项目部印章启用文件应满足哪些要求？ 95
49．编制工程质量验收范围划分表有哪些要求？项目划分表编制说明应包括哪些内容？ 96
50．项目文件中项目名称应该怎么填写？ 96
51．编制材料、结构实体检测报告和设备交接试验报告应满足哪些要求？ 97
52．编制质量证明文件有哪些要求？ 97
53．编制项目检验批工程质量验收记录有哪些要求？ 98
54．竣工图审核报告应包括哪些内容？ 100
55．监理工程质量评估报告包括哪些内容？ 100
56．监理工作总结应包括哪些内容？ 101
57．竣工图编制总说明应包括哪些内容？ 101
第六章 科技文件的整理 103
第一节 科技文件的收集 103
58．收集项目核准、可研、评价类管理文件应注意哪些问题？ 103
59．收集建设用地文件应注意哪些问题？ 104
60．收集招投标文件需注意哪些问题？ 104
61．收集预拌混凝土质量证明文件需注意哪些问题？ 105
62．收集危险性较大工程文件需注意哪些问题？ 106
63．收集设备文件需注意哪些问题？ 106
64．建设单位需要收集施工单位在项目建设期间形成的安全巡视记录、安全班会记录吗？ 107
第二节 科技文件的分类 107
65．如何灵活使用本标准中的分类表？ 107
66．技改项目文件是否应该完全按照分类表进行分类整理？ 108
67．风机多区域分布的项目文件怎么分类方便管理？ 109
68．海上风电项目升压站工程文件分类可否将三级类目扩展到四级类目使用？ 109
69．建设项目（8大类）和设备仪器（9大类）档号中目录号怎么编写？ 110
第三节 科技文件的组卷和卷内文件排列 111
70．前期文件如何组卷？卷内文件如何排列？ 111
71．施工质量验收记录、施工记录、试验报告如何组卷？卷内文件如何排列？ 112
72．预拌混凝土质量证明文件如何组卷？卷内文件如何排列？ 113
73．钢筋原材料质量证明文件如何组卷？卷内文件如何排列？ 115
74．工程竣工验收文件如何组卷？卷内文件如何排列？ 115
75．设备文件如何组卷？卷内文件如何排列？ 116
76．施工图、竣工图如何组卷？卷内文件如何排列？ 117
第四节 编目 118
77．档号章的作用是什么？怎么填写？ 118
78．编制卷内目录应注意哪些问题？ 119
79．按“卷”装订和按“件”装订的案卷卷内目录“页数/页号”怎么填写？ 120
80．施工图、竣工图自带册内文件目录，是否需要编制卷内目录？如何编制？ 121
81．采用档案管理系统进行档案管理的企业，是否需要编制纸版科技档案案卷目录？ 122
82．拟写案卷题名应注意哪些问题？应该怎么拟写？ 122
83．卷内备考表怎么填写？ 123
84．案卷脊背怎么填写？ 124
第五节 特殊问题的处理 125
85．业务系统直接形成的科技文件是否可以执行电子档案单套管理？ 125
86．科技创新形成的科技文件归档应注意什么？ 125
87．科技文件整理组卷时共用文件怎么处理？ 125
88．卷内文件排列顺序是否可以按照本标准附录B 《风力发电企业科技文件归档范围
及保管期限划分》中主要归档文件排列顺序排列？ 126
89．多个施工单位共同分包一个单位工程形成的质量验收记录如何整理组卷？ 127
90．归档案卷需要区分正副本吗？怎么标识？ 127
91．项目档案管理卷包括哪些内容？由谁负责编制？ 128
第七章 照片、实物档案与电子文件归档与整理 129
第一节 照片档案的归档与整理 129
92．一个事件或一个工程部位的照片应归档几张？归档的照片如何选择？ 129
93．项目监理单位和施工单位归档照片内容有什么区别？ 129
94．编制照片档号需要注意什么？ 130
95．册内照片说明应包括哪些内容？照片文字说明如何拟写？ 130
96．保管照片档案的温湿度要求是多少？对照片档案的检查多长时间开展一次？ 131
97．数码照片是否需要打印相纸照片归档？ 131
第二节 实物档案的归档与整理 132
98．什么是岩心？什么是岩心档案？岩心标牌应包括哪些内容？ 132
第三节 电子文件的归档与整理 132
99．电子文件元数据的归档范围是什么？ 132
100．电子文件元数据归档格式有哪些要求？ 133
第八章 档案移交 134
101．生产期科技文件归档交接登记表谁负责编制？归档应履行哪些流程？ 134
102．项目档案移交建设单位时各方审核责任和归档流程分别是什么？ 134
附录A 企业管理类文件材料归档范围及档案保管期限划分（0—5大类） 136
附录B 风力发电企业科技文件归档与整理规范 153

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